W poprzednim artykule pisałam o tym, jak ważne są podsumowania tygodnia i dlaczego warto je robić systematycznie. Dziś opowiem Ci o tym, jak wygląda u mnie wspierające planowanie tygodnia, które nie przytłacza ogromną listą zadań do wykonania i brakiem miejsca na spontaniczność. Nie ma u mnie wypełniania kalendarza po brzegi, nie ma też sztywnego rozpisywania każdej godziny życia, bo to nie działa. Mam dla Ciebie sposób planowania tygodnia, do którego doszłam po latach frustracji i złości na siebie, że nie wyrabiam.
🎧 Jeśli wolisz słuchać, to łap wersję podcastową ⤵️
Najpóźniej w środę wszystko szlag trafiał…
Pamiętam ten czas, gdy byłam przekonana, że dobra organizacja to szczegółowe rozpisanie całego tygodnia z góry. Siadałam w niedzielę wieczorem i wpisywałam zadania na poszczególne dni. Poniedziałek – zapełniony. Wtorek – dopisane na boku zadania, bo w rubryczce się nie zmieściły. Środa, czwartek, piątek… dokładnie tak samo. Listy wydawały się nie kończyć.
A co się działo potem? W poniedziałek brałam się do działania. Ledwo wyrabiałam. We wtorek nie dawałam rady, więc przepisywałam zadania, których nie zrobiłam, na kolejny dzień. Robiło się ich wtedy jeszcze więcej, przez co najpóźniej w środę wszystko się sypało.
Co poszło nie tak?
Planowałam za dużo i za szczegółowo. Całe dni miałam zawalone zadaniami, bez czasu na odpoczynek czy przerwę. Nie sprawdzałam, ile rzeczywiście zajmie mi wykonanie poszczególnych zadań. Często okazywało się, że zaplanowałam na jeden dzień więcej niż 24 godziny pracy (tak, można to policzyć. Przy każdym zadaniu zapisz, ile może Ci zająć i dorzuć do tego 50% czasu więcej, bo mamy tendencje do niedoszacowywania. Czyli zamiast godziny wpisz półtorej. Na koniec sprawdź, ile mają zająć Ci wszystkie zadania i czy to w ogóle jest realne, by im podołać).
Tak, jak mówiłam, zadań było zawsze za dużo. Gdy nie wyrabiałam się w poniedziałek, przenosiłam je na wtorek. W środę zbierało się już tyle zaległości, że patrząc na swoją listę, miałam ochotę schować się pod kołdrę i udawać, że mnie nie ma. Ale zadania czekały.
Najgorsze było to, że nie brałam poprawki na siebie. Na swój cykl miesiączkowy, na to, że w niektóre dni po prostu mam mniej energii. Gdy przychodził okres i nie miałam tyle siły co zwykle, byłam na siebie zła, że „znowu nie wyrabiam”. Karałam samą siebie jeszcze większym dokręcaniem śruby.
→ Przeczytaj także: Nieoczekiwana zmiana planów? Zobacz, jak sobie z nią poradzić
Gdy planowanie tygodnia doprowadza do frustracji…
Byłam wściekła na siebie. Patrząc na innych, którzy „dają radę”, czułam się jak kompletny nieudacznik. Zastanawiałam się, dlaczego wszyscy potrafią się zorganizować, tylko nie ja.
A potem za każdym razem obiecywałam sobie, że kolejny tydzień będzie inny. Tym razem będzie idealnie. Zaplanuję wszystko, a potem to wszystko zrobię. Ale nigdy nie było idealnie, bo ciągle działałam tak samo – planując zbyt dużo i nie zostawiając sobie przestrzeni na… życie i samą siebie.
Co zrozumiałam z perspektywy czasu?
Przełom nastąpił, gdy zaczęłam robić podsumowania tygodnia. To wtedy po raz pierwszy zobaczyłam czarno na białym, że ciągle biorę na siebie za dużo. Tydzień za tygodniem, podsumowanie za podsumowaniem, zaczęłam wyciągać wnioski i… planować znacznie mniej zadań, a także robić to w inny sposób, bez sztywnego wpisywania w kalendarz.
Z czasem zauważyłam, że niektóre zadania lepiej wpisać „luźno” na liście brain dump lub w ostatnim punkcie podsumowania Cele i zadania. Chcę je zrobić po prostu w danym tygodniu, a nie konkretnego dnia. Przestałam wypełniać kalendarz po brzegi. Zaczęłam budować zaufanie do samej siebie i tym samym zostawiać przestrzeń w planerze – przestrzeń na spontaniczność, życie, siebie, swoje wartości i to, czego w danej chwili potrzebuję.
Planowanie tygodnia – najważniejsza lekcja
Doszłam do tego, że w planowaniu tygodnia nie są najważniejsze te wszystkie techniki planowania i produktywności. Najważniejsze jest codziennie pytać siebie:
- jak się dzisiaj czuję?
- czego mi trzeba?
- ile mam energii?
- co mnie czeka?
- czy mam przestrzeń na coś więcej?
Kluczowe jest też wychodzenie od podsumowania i wyciąganie wniosków z poprzedniego tygodnia. Nie możemy planować w próżni – musimy opierać się na tym, co wiemy o sobie samych oraz na wnioskach z własnych błędów.
I jeszcze jedno – jak już wspomniałam, musimy budować zaufanie do samej siebie, bo dzięki niemu nie musimy tak kurczowo trzymać się kontroli (a robienie zdecydowanie zbyt długich list zadań i ścisłych harmonogramów jest jednym z efektów właśnie tej nadmiernej kontroli).
Możemy to robić poprzez małe zadania. Gdy widzimy, że małe rzeczy odhaczamy bez trudu, łatwiej jest nam zrobić też te trudne, zamiast odkładać je na wieczne „nigdy”. Dlatego dziel sobie zadania na mniejsze. O tym napiszę niedługo (zapisz się na mój newsletter, żeby nie przegapić).
→ Przeczytaj także: Planowanie a cykl miesiączkowy – czy warto zwracać na niego uwagę?
Co zmieniłam w swoim podejściu?
Dziś mój proces planowania wygląda zupełnie inaczej niż te kilka lat temu i składa się z dwóch etapów: przygotowania (które jest częścią podsumowania) i wspierającego planowania.
Planowanie tygodnia krok po kroku
Zobacz, jak planować tydzień krok po kroku, by to planowanie Cię wspierało, a nie dokładało nerwów i frustracji.
ETAP I: PRZYGOTOWANIE (część podsumowania)
Krok 1: Robię podsumowanie poprzedniego tygodnia
Nie będę się tutaj powtarzać, przeczytaj ten artykuł: Podsumowanie tygodnia – jak i dlaczego warto je robić?
Krok 2: Brain dump
Tworzę luźną listę wszystkiego, co w ogóle jest do zrobienia. To miejsce na wszystkie pomysły, zadania, które kołaczą się po głowie. Dzięki temu mam poczucie, że nic nie ucieknie. Pamiętam o tym, że nie muszę robić tego wszystkiego w tym tygodniu. Brain dump ma tylko odciążyć RAM w mojej głowie.
To punkt 5. podsumowania tygodnia.
Krok 3: Luźne wypisanie zadań na nadchodzący tydzień
Na podstawie swoich celów miesięcznych i kwartalnych planów wypisuję, co ogólnie chcę zrobić w tym tygodniu.
To punkt 6. podsumowania tygodnia.
ETAP II: WSPIERAJĄCE PLANOWANIE TYGODNIA
Każdego dnia mam do dyspozycji 3 priorytety i maksymalnie 4-5 dodatkowych zadań, które warto zrobić.
Krok 4: Wpisuję zadania nieprzesuwalne (od razu)
Od razu wpisuję do kalendarza zadania, które MUSZĄ być zrobione danego dnia – wizyty u lekarza, spotkania, występy w przedszkolu, wyjazdy itp. To priorytety, ale umówmy się, często się one nie zdarzają. Są oczywiście takie tygodnie, w których jest ich więcej, ale są też takie, w których nie ma takich zdań wcale.
Krok 5: Wpisuję zadania ważne (od razu)
Następnie dodaję zadania, które są ważne – zakupy, gotowanie obiadu, podlewanie roślin. Staram się, by mieściły się w priorytetach (ale zostawiam miejsce na jeden dla siebie. O nim niżej).
→ Przeczytaj także: Sprawiedliwie nie zawsze oznacza po równo – czyli jak dzielić obowiązki domowe
Krok 6: Każdego dnia dopisuję priorytety (konkretnego dnia)
Nie planuję wszystkich priorytetów z góry! Każdego ranka (lub wieczorem poprzedniego dnia, ale raczej częściej robię to rano) dopisuję tyle zadań, by mieć maksymalnie 3 priorytety danego dnia.
Ważne: co najmniej jeden z nich dotyczy mnie i moich potrzeb – trening, lekcja kursu online, spacer, czas na hobby.
→ Przeczytaj także: Jak wyznaczać priorytety, gdy wszystko wydaje się ważne?
→ Przeczytaj także: Planowanie przyjemności & odpoczynku (3 sposoby)
→ Przeczytaj także: Jak sobie poradzić w te dni, w które nie ma jak odpocząć?
Krok 7: Dopisuję zadania do wykonania (konkretnego dnia)
Gdy priorytety są ustalone, dopisuję rzeczy, które trzeba zrobić – pranie, ścieranie kurzu, załatwienie jakiejś sprawy. Mam na nie maksymalnie 4-5 miejsc (to te miejsca na dodatkowe zadania).
Krok 8: Opcjonalnie dopisuję coś jeszcze (konkretnego dnia)
Jeśli zostaje miejsce, mogę dopisać inne rzeczy z mojej listy brain dump. Są to zadania z kategorii „fajnie byłoby je zrobić”, a nie „muszą być zrobione”. Ale spokojnie, nie musisz wypełniać harmonogramu w 100%!
Wspierające planowanie tygodnia – dlaczego to działa?
Wspierające planowanie tygodnia stawia Ciebie i Twoje życie na pierwszym miejscu, a dopiero na drugim same plany jako takie. Mają one być dopasowane do naszej codzienności, naszych możliwości i potrzeb. Tylko wtedy nie będą nas frustrować.
1. Elastyczność zamiast sztywności
Nie planuję wszystkiego z góry, tylko zostawiam przestrzeń na to, jak będę się czuła danego dnia. Mogę dostosować priorytety do swojej energii i nastroju. Większość zadań serio może ten dzień lub dwa zaczekać.
2. Realne oczekiwania
3 priorytety i 4-5 dodatkowych zadań nie przytłaczają (szczególnie, jeśli jedno zadanie jest skupione na nas i naszych potrzebach). Zbyt duża liczba zadań przytłacza i paradoksalnie może sprawić, że nawet nam się nie chce za to zabrać, bo mniej lub bardziej świadomie wiemy, że i tak nie damy rady.
3. Dbanie o siebie
Zawsze jeden priorytet dotyczy mnie, bo dzięki temu:
- zadania nie są tylko obowiązkami do odhaczenia,
- dbam o siebie regularnie, a nie wielkimi zrywami.
To nie jest egoizm. Jak nie zadbam o siebie, to nie będę miała siły na nic innego, także na zadbanie o swoich bliskich.
4. Budowanie zaufania do siebie samej
Gdy konsekwentnie wywiązuję się z realistycznych planów, buduję zaufanie do siebie. A to daje mi pewność, że poradzę sobie też z większymi wyzwaniami, gdy takie się czasem pojawią.
→ Przeczytaj także: Masz za dużo na głowie i nie umiesz znaleźć czasu dla siebie? Zobacz, jak możesz to zmienić!
5. Przestrzeń na życie
Dzięki wspierającemu planowaniu mam przestrzeń na spontaniczność i życie, jakkolwiek je w danej chwili rozumiem. A to daje +100 do radości z życia.
Jak zacząć planowanie tygodnia?
Jeśli teraz planujesz tydzień chaotycznie lub w drugą stronę – zbyt szczegółowo, zacznij od małych kroków. Idź krok po kroku według moich instrukcji. Potem rób podsumowania i wyciągaj wnioski, byś mogła dopasować ten system do siebie i swoich potrzeb.
Pamiętaj, że wspierające planowanie nie polega na zawaleniu się zadaniami, a na mądrym wybieraniu tego, co jest w danym dniu ważne. Poświęć na to 15 minut w tygodniu i dzięki temu uniknij mnóstwa niepotrzebnych frustracji i nerwów.
Jak Ty planujesz swój tydzień? Jakie są Twoje największe wyzwania z organizacją czasu? Podziel się w komentarzu!
→ Przeczytaj także: Podsumowanie tygodnia – jak i dlaczego warto je robić?
