planowanie

Co zrobić, by mieć czas na wszystko? 15 sposobów na organizację dnia

Zaktualizowany w dniu 22 minut czytania

Chciałabym mieć czas na wszystko, tak jak Ty! Taką wiadomość dostałam całkiem niedawno i od razu pomyślałam sobie: hej! Ja też bym chciała mieć czas na wszystko! Ale nie mam. Organizuję dzień, tydzień, miesiąc itd., by mieć czas na to, co jest dla mnie ważne. Dzięki temu mam zaopiekowane różne sfery mojego życia. Jak to robię? Zobacz ⤵️

Czy można zarządzać czasem?

Na początek wyjaśnijmy sobie jedną ważną kwestię: czasem nie można zarządzać. On płynie, czy tego chcemy, czy nie. Płynie w takim samym tempie przez cały, nomen omen, czas. Możemy za to zarządzać sobą w tym czasie i o sposobach na to opowiem Ci w tym artykule.

Co zrobić, żeby mieć czas na wszystko?

Druga kwestia: czy możemy cokolwiek zrobić, by mieć więcej czasu? Z jednej strony nie, ponieważ doba ma 24 godziny, wrzesień 30 dni, a rok 2024 – 366 dni. Tego nie możemy zmienić. Ale możemy zrobić coś innego, a mianowicie nauczyć się gospodarować swoim czasem tak, by go nie marnować.

I od razu wyjaśnijmy sobie, że marnowanie czasu to nie jest:

  • odpoczynek,
  • czas z rodziną,
  • nic-nie-robienie,
  • sen itd.

Marnowanie czasu to m.in.:

  • robienie czegoś tylko dlatego, że tak wypada lub ktoś tego od nas oczekuje (mimo, że tego nie chcemy),
  • słuchanie/czytanie negatywnych wiadomości, przez które potem mamy zrąbany cały dzień,
  • scrollowanie bez celu,
  • oglądanie TV tylko po to, by coś oglądać (bo jeśli oglądamy coś, co faktycznie nas ciekawi i co naprawdę chcemy oglądać, to nie jest marnowanie czasu. Rozrywka też jest ok!).

Podstawy mamy ogarnięte, więc pora na działanie. Będę to powtarzać do znudzenia: samo nic się nie zrobi. Więc bierz kartkę i długopis (tudzież któryś z wynalazków XXI wieku) i do dzieła!

Ustal, jak wygląda aktualnie Twój plan dnia

To, jak myślimy, że wygląda nasz dzień i to, jak wygląda naprawdę… to dwie zupełnie różne rzeczy. Dlatego zapisz:

  • co dziś robiłaś i ile czasu (mniej więcej) Ci to zajęło,
  • sprawdź, jak wyglądają Twoje statystyki w telefonie (u mnie to opcja „Cyfrowa równowaga”. Przejrzyj czas korzystania z różnych aplikacji oraz liczbę wejść, bo może być tak, że na Instagramie byłaś tylko 30 min, ale wchodziłaś na niego już 60 razy, bo co chwilę sprawdzasz, czy pojawiło się coś nowego),
  • przejrzyj galerię telefonu, jeśli robisz sporo zdjęć (to też pomoże Ci w określeniu, co robiłaś & że poświęciłaś czas na zdjęcia. Samo w sobie nie jest to złe, możesz robić zdjęcia. Tylko pamiętaj, że to też zabiera czas, więc uwzględnij to po prostu w swoich zapiskach). 

Możesz na koniec dopisać, co jeszcze chciałaś zrobić, ale zabrakło Ci czasu. 

Wyeliminuj zadania, na które nie chcesz tracić czasu, a które możesz wyeliminować

Są takie zadania, które wykonujemy, bo:

  • ktoś tego oczekuje,
  • tak wypada,
  • powinnyśmy,
  • robimy to automatycznie.

A wiesz, że niektórych z tych zadań można się pozbyć? 

Widziałam ostatnio artykuł o myciu okien i tam było napisane, że nie możemy myć okien od święta czy dwa razy do roku. Autor naciskał, że MUSIMY robić to częściej. Tylko… dlaczego? Uznałam już kilka lat temu, że mycie okien co chwilę nie ma dla mnie sensu, bo zaraz i tak są brudne, a poza tym nie przeszkadzają mi brudne szyby. Really! Dlatego okna myję 1-2 razy w roku i mi to wystarcza. Jednocześnie oszczędzam czas na inne rzeczy. 

Czego jeszcze nie robię? Chociażby (bo trudno wymienić wszystko):

  • nie prasuję (nic i nigdy. Ostatni raz żelazko mieliśmy włączone 2,5 roku temu przed naszym ślubem, ale korzystał z niego mąż, który prasował sobie koszulę),
  • nie myję podłóg co tydzień (chodzimy w kapciach, buty zostawiamy w przedpokoju, a jak coś kapnie, chlapnie czy pryśnie na podłogę, wycieramy od razu i po problemie),
  • nie chodzę codziennie na zakupy (spożywkę ogarniamy raz w tygodniu & do tego jeszcze raz lub dwa trzeba podejść po pieczywo; chemię, ubrania itd. ogarniamy według potrzeb, może 2-3 razy w miesiącu),
  • nie czytam książek, które mnie nie wciągnęły (nie mam problemu z porzuceniem ich po nawet 100 stronach),
  • nie oglądam telewizji (nawet jej nie mam. Gdy mam ochotę na film/serial, odpalam Netflixa),
  • nie czytam wiadomości z całego kraju i świata (zaglądam tylko do lokalnych, by wiedzieć, kiedy nie będzie wody i kiedy będą fajne wydarzenia).

Zastanów się, jakie zadania możesz wyeliminować ze swojego planu dnia (tygodnia, miesiąca itd.). 

Podział obowiązków

Wiadomo, jak mieszkasz sama, to niestety, ale nikt za Ciebie nie posprząta ani nie umyje naczyń (znaczy się może, ale to kosztuje). Jeśli jednak mieszkasz z kimś, to ta osoba też jest odpowiedzialna za prowadzenie domu (chyba, że ma mniej niż 2 lata lub jest naprawdę mocno niepełnosprawna i nie może Ci w niczym pomóc, wtedy rozumiem, że jesteś ze wszystkim sama).

Jak podzielić obowiązki? Po pierwsze: usiądźcie wszyscy razem i bez pretensji powiedz, że chciałabyś, by wszyscy zajmowali się domem, bo też zasługujesz na odpoczynek. 

Po drugie: wypiszcie na kartce wszystko, co jest do zrobienia (jak coś Wam się przypomni w przyszłości, dopiszcie).

Po trzecie: zacznijcie od obowiązków dzieci i wybierzcie dla nich tyle i takie, z którymi sobie poradzą (u nas 3-letni Mały Człowiek chowa sztućce [z wyjątkiem ostrych noży, które trzymamy w innym miejscu], sprząta zabawki [z naszą pomocą], pomaga wieszać pranie [głównie podaje klamerki] i odnosi swoje brudne rzeczy do kosza na pranie).

Po czwarte: podzielcie się obowiązkami sprawiedliwie (jeśli Ty pracujesz 8 godzin, a Twój mąż 12, to wiadomo, że nie zdoła zrobić tyle samo, co Ty. Jeśli jednak pracujecie tyle samo godzin, podzielcie się po równo). Możecie tu obgadać na spokojnie, czego nie lubicie robić i dlaczego (ja nie lubię odkurzać, bo odkurzacz hałasuje [tak, mamy najcichszy, ale on nadal wydaje dźwięki], więc robi to mój mąż. Za to ja ogarniam kurze, bo mąż ma alergię na kurz. Wszyscy dogadani i szczęśliwi na tyle, na ile można cieszyć się ze sprzątania). 

Po piąte: powieście podział na lodówce, by każdy go widział i egzekwujcie wykonywanie obowiązków. Ale podejdźcie do tego racjonalnie (to, że Ty chcesz żeby prysznic był umyty w środę nie znaczy, że mąż musi to wtedy robić. Jak zrobi to w niedzielę, też jest ok!). 

Po szóste: weryfikujcie. Jeśli nie wyrabiacie, zmniejszcie częstotliwość niektórych obowiązków. Jeśli dzieci podrosły, dodajcie im coś, z czym sobie poradzą itd.

Po siódme: bądźcie elastyczni. Jeśli Twoje dziecko raz nie schowa sztućców, bo jest bardzo zmęczone, nic się nie stanie. Zrobi to następnego dnia. Możecie też czas wymieniać się obowiązkami i też będzie dobrze.

Uff, wyszło długo, ale to ważny temat, który naprawdę zwalnia nam sporo czasu. A teraz idziemy do kolejnego. 

Ustal, co jest dla Ciebie naprawdę ważne

Ustal, jakie są Twoje wartości i życiowe priorytety. Możesz skorzystać z warsztatów online ŻYCIE NA WŁASNYCH ZASADACH lub z moich podpowiedzi (ale w warsztatach jest ich więcej i są dodatkowe ćwiczenia, więc polecam bardzo, szczególnie że to mój bestseller). 

Moje wartości to:

  • ciekawość,
  • kreatywność,
  • wolność,
  • relacje,
  • świadomość.

Wiem, co konkretnie dla mnie oznaczają (np. wolność to dla mnie możliwość chodzenia rano z Małym Człowiekiem do psychologa [ma ASD] bez brania urlopu czy wyjście w środku dnia załatwić ważne sprawy). Dzięki temu wiem, jak je wplatać w moją codzienność.

Do tego dochodzą życiowe priorytety, czyli to co jest dla mnie ważne na co dzień (nie chodzi tu o konkretne zadanie, np. zadzwonić do Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej). Moje życiowe priorytety to:

  • sen & odpoczynek,
  • zdrowe odżywianie,
  • aktywność fizyczna,
  • spokój w ciele i w głowie,
  • ciekawość świata,
  • uważność.

Staram się planować czas tak, by w ciągu tygodnia na to wszystko znaleźć czas. Nie mam możliwości np. biegać 3 razy w tygodniu, ale za to mogę wybrać rower zamiast auta, gdy zawożę Małego Człowieka do przedszkola (mamy 1,6 km w jedną stronę, więc na nogach schodzi bardzo długo). 

Naucz się odpuszczać

Robisz plan dnia, a później nie śpisz, bo masz w sobie silną potrzebę zrealizowania go? Jeśli to jednorazowa sytuacja, w porządku! Ale jeśli to powtarza się każdego dnia to masz dwa zadania:

  1. skrócić listę codziennych zadań,
  2. nauczyć się odpuszczać.

Są ważniejsze rzeczy niż czysty blat w kuchni. Odpocznij, idź spać. Jutro też jest dzień.

Planuj odpoczynek i przyjemności, nie tylko obowiązki

Odpoczynek i przyjemności powinny być elementem naszego życia. No bo sama pomyśl, co to za życie, gdy w kółko na liście zadań jest pranie, sprzątanie, gotowanie, dzieci i praca… masakra, prawda? Pewnie jeszcze jako nastolatka zapierałaś się, że taka nie będziesz, a potem przyszła dorosłość i… skończyło się jak się skończyło. Ale teraz możesz to zmienić. Zadbaj o to, by codziennie na liście zadań zapisać coś, co będzie odpoczynkiem/przyjemnością/zadbaniem o siebie, np.:

  • trening,
  • krótka joga,
  • pisanie dziennika,
  • peeling & maseczka,
  • domowe spa,
  • spacer,
  • odcinek serialu,
  • dzierganie.

A jeśli nie potrafisz odpoczywać, sprawdź Miesięcznik Złap Równowagę. Odpoczynek. Znajdziesz tam zadania i nawyki, które pomogą Ci nauczyć się odpoczywać (ale tak naprawdę odpoczywać, a nie scrollować Insta do drugiej w nocy).  

Skoncentruj się

Jeśli skaczesz z zadania na zadanie, stosujesz multitasking tam, gdzie nie ma on sensu (o tym więcej w części „Pożegnaj multitasking w 90% czynności”) czy co chwilę sięgać po telefon, nie dziw się, że brakuje Ci na wszystko czasu. Wiem to po sobie. Gdy nie skupiam się na zadaniu, zajmuje mi ono ok. 30% czasu więcej niż wtedy, gdy się na tym faktycznie skupiam (przeliczyłam sobie to na podstawie pisania tekstów dla klientów).

Wyłącz powiadomienia

Najlepszym sposobem na zwiększenie koncentracji jest wyłączenie powiadomień. Sama włączone mam tylko:

  • z przedszkola (to dziennik elektroniczny i powiadomienia od pań, a nie chat z rodzicami. Takiego na szczęście nie mamy),
  • z maila,
  • SMS i połączenia, budziki.

To chyba wszystko. I dobrze mi z tym. W inne apki wchodzę wtedy, gdy tego potrzebuję i gdy mam na to czas, a nie gdy telefon mi tak każe. Jeszcze nic ważnego mnie nie ominęło, a powiadomienia powyłączałam rok (a może nawet więcej) temu. 

Nie musisz się bawić z każdą apką osobno. Możesz to zrobić w ustawieniach telefonu (powiadomienia i centrum kontroli > powiadomienia aplikacji).

Możesz też ustawić tryb nocny oraz tryb „nie przeszkadzać”, dzięki któremu telefon w wybranych godzinach będzie całkowicie wyciszony (nawet bez wibracji). Możesz ustawić tam, że:

  • numery wyróżnione (np. rodzice, przedszkole) będą dzwonić normalnie, z wibracjami/dźwiękiem, a inne nie,
  • jeśli ktokolwiek zadzwoni drugi raz w ciągu 15 minut, telefon będzie wibrował/wydawał dźwięki.

Tryb offline

W trybie offline nie dostajesz powiadomień z apek, które wymagają połączenia z internetem, to logiczne. Ale też skorzystanie z nich staje się trudniejsze, bo musisz ten internet włączyć. Dzięki temu zaczniesz łapać się na sięganiu po telefon, gdy miałaś tego nie robić (lub gdy miałaś tylko napisać SMS czy coś). 

Wykorzystuj krótkie odcinki czasu

Masz 5 minut do wyjścia? Zamiast bezsensownie scrollować, możesz sprzątnąć stół (wieczorem nie będziesz musiała tego robić) albo przeczytać kilka stron książki (lepsze to niż nic). Możesz zrobić sobie listę zadań, które możesz zrobić w 5-10 minut na takie właśnie okazje.

Małe zadanie zamiast scrollowania

Scrollowanie telefonu przeważnie trwa chwilę. Wchodzisz, przelatujesz tablicę, wychodzisz… i za kilka(naście) minut robisz to znów. Gdybyś w tym czasie zrobiła coś drobnego, miałabyś mniej napięty dzień. Jeśli robisz tak w pracy, to możesz np. zamiast scrollowania, zrobić porządek w zdjęciach z kilku ostatnich dni. 

Poznaj siebie i swój poziom energii w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca

Mamy ten problem, że przez cały rok oczekujemy od siebie energii na tym samym poziomie. A ona wcale taka nie jest. Osobiście najwięcej siły mam:

  • wiosną,
  • od rana do południa,
  • po miesiączce.

Przyglądanie się swoim cyklom pomoże Ci rozsądniej planować i nie dowalać sobie podczas PMS-u czy zimą, kiedy naprawdę trudno się do czegokolwiek zebrać. 

Rób krótkie listy zadań (zasada 3+5)

Krótkie listy zadań to złoto, które doceniłam stosunkowo niedawno. Moje wyglądają tak:

  • 3 zadania to priorytety, czyli mają być zrobione i koniec (w tych zadaniach jest jedno stricte dla mnie, np. trening),
  • 5 innych zadań (fajnie, jeśli je zrobię, ale nic się nie stanie, jak nie dam rady). 

Często moja lista nie zawiera nawet tyle. Dzisiejsza to:

  • 3 priorytety: porządek w telefonie (moje wyzwanie na jesień), rozciąganie, obiad,
  • 5 dodatkowych: ogarnąć kuchnię, zadzwonić do babci (mogę to zrobić najpóźniej jutro), przygotować Małemu Człowiekowi ubranie na Dzień Kropki.

Widzisz? Są 3 zamiast 5. I to jest cudowne uczucie, że wyrabiam się z listą i w razie czego, jeśli będę chciała, mogę zrobić coś dodatkowego. 

A potem rób podsumowania

Raz w tygodniu zrób podsumowanie, żeby sprawdzić, co poszło dobrze, a co niekoniecznie i na tej podstawie ustalaj kolejny plan działania. Przykładowe pytania do podsumowania znajdziesz tutaj ⤵️

Oddziel grubą kreską czas na pracę od czasu na życie prywatne

Praca 24/7 nie jest dobra, nawet jeśli robisz to, co kochasz. Odpoczynek jest potrzebny, a bliscy potrzebują Ciebie, a nie robota, który biega do każdego powiadomienia i ciągle siedzi głową w pracy. 

Ustal czas, w którym pracujesz oraz ten, w którym masz wolne. U mnie jest to praca od ok. 8:15 do 15:00, a potem idę/jadę po Małego Człowieka. Jeśli Ty nie możesz ogarnąć pracy na jeden raz, możesz zaplanować sobie np. 3 godziny rano i 2 po południu, a między nimi zajmij się życiem prywatnym. Oczywiście czas ustal zgodnie z potrzebami (a przy okazji zweryfikuj, ile bezsensownych rzeczy robisz w pracy, które tylko wydłużają jej czas, a niczego nie wnoszą). 

Korzystaj z technik produktywności

Niektóre techniki produktywności mogą pomóc Ci w zarządzaniu sobą w czasie. Ale nie przesadzaj z nimi! Produktywność nie oznacza bycia na pełnych obrotach przez całą dobę ani tym bardziej planowania każdej minuty życia.

Bloki czasowe

Grupuj zadania w bloki czasowe, żeby szybciej je realizować. Jeśli np. działasz w mediach społecznościowych, zrób sobie „dzień nagrywek” (albo 1-2 godziny, ile potrzebujesz) i przygotuj rolki, posty itd. na kolejny tydzień. Zaoszczędzisz czas na rozstawianiu sprzętu, wczuwaniu się w rolę itd. 

Przykład z życia codziennego: w danym tygodniu masz zrobić zakupy w trzech miejscach i załatwić sprawę w urzędzie. Układasz sobie trasę, by zahaczyć o wszystkie punkty i robisz to za jednym zamachem, zamiast cztery razy wychodzić z domu.

Pomodoro

Jeśli masz problem ze skupieniem lub z pracą np. po weekendzie, skorzystaj z metody Pomodoro*. Ustal sobie np. 20 minut pracy i 5 minut przerwy. Dzięki temu nie musisz skupiać się na długo (mniejsze ryzyko rozproszeń) i odpoczywasz regularnie. Możesz z tej metody korzystać także np. podczas sprzątania. 

* Pomodoro w pierwotnej wersji to 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Powtarzamy to 4 razy, po czym robimy dłuższą przerwę. Ale możesz dopasowywać ten czas pod swoje potrzeby i preferencje.

Prawo Parkinsona

Pamiętaj o Prawie Parkinsona, które mówi o tym, że praca ulega wydłużeniu tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Czyli jeśli postanowisz posprzątać łazienkę w godzinę, zepniesz się i to zrobisz (oczywiście czas ustalaj rozsądnie!). A jeśli postanowisz zrobić to „w sobotę”, rozwleczesz to tak, że faktycznie zajmie Ci całą sobotę. 

Rób przerwy na odpoczynek

Przerwy na odpoczynek to podstawa podstaw. Na etacie Ci taka przysługuje, więc idziesz. Dlatego więc nie robisz takich przerw w codziennym życiu? Usiądź, zjedz spokojnie. Odetchnij. Wypij herbatę. Pobaw się z dzieckiem, tak po prostu. Nie goń za kolejnymi obowiązkami. One poczekają. A Twój dobrostan i Twoi bliscy niekoniecznie (szczególnie dzieci, bo one naprawdę szybko rosną). 

Ucz się asertywności

Asertywność polega na zgadzaniu się i niezgadzaniu się na różne rzeczy w zgodzie ze sobą. Specjalnie to napisałam, bo wiele osób myśli, że to tylko mówienie „nie”, ale to nie prawda. 

Jeśli ktoś zaprasza Cię do kina na film, który bardzo chcesz zobaczyć – możesz się zgodzić. 

Jeśli ktoś zaprasza Cię na film, którego nie chcesz oglądać – możesz się nie zgodzić. 

To jest właśnie asertywność. 

Pożegnaj multitasking w 90% czynności

Multitasking jest ok, gdy:

  • sprzątamy i słuchamy podcastu (słuchamy, nie oglądamy, bo wtedy skaczemy z zadania na zadanie. Gdy patrzysz w telewizor, przestajesz na chwilę robić to, co akurat robisz),
  • spędzamy czas z dzieckiem, gotując z nim obiad itd.

czyli wtedy, gdy nie skaczemy z zadania na zadania. 

Uczenie się z serialem w tle sprawia, że chwilę się uczysz, chwilę oglądasz i tak w kółko. Przez to nie skupiasz się na niczym.

Spróbuj przez kilka dni monotaskingu i zobacz, jak szybko zaczniesz realizować zadania, które wcześniej zajmowały Ci całe wieki. 

Planuj swój dzień, tydzień, miesiąc, by mieć czas na wszystko, co dla Ciebie ważne

I na koniec: planuj. Planuj swój kwartał, miesiąc, tydzień, a na koniec dzień. Rób to w oparciu o swoje cele, które zaś bazują na wizji. Wtedy te plany będą zgodne z Tobą (nawet jeśli to mycie brudnych garów) i będziesz je (chętniej) realizować. A przede wszystkim będziesz mieć czas na wszystko, co jest dla Ciebie ważne.

Pomóc Ci w tym? W takim razie wskakuj na warsztaty online:

Do zobaczenia!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Możesz również polubić…