Jak dzielić zadania na mniejsze?

Wpisujesz czasem na listę zadań coś w stylu: ogarnąć garderobę albo stworzyć e-booka? Tylko problem jest taki, że to duże zadanie i trudno się do niego zabrać. Możesz nawet zacząć, a potem nie mieć gdzie spać, bo na łóżku leży sterta ubrań, podczas gdy Ty masz już serdecznie dość tego sprzątania. Co zrobić, by tego uniknąć? Zacząć dzielić zadania na mniejsze kawałki. Chodź, pokażę Ci, jak to zrobić!

Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego tak trudno zabrać się za duże zadania,
• jak skutecznie dzielić duże zadania na małe,
• dlaczego warto to robić.

Psst. Będę miała dla Ciebie coś specjalnego, więc czytaj dalej 🤫

Dlaczego tak trudno zabrać się za duże zadania?

Duże zadania są trudne do zrobienia. Gdy je widzimy, zaczynamy prokrastynować, czyli odkładać je w czasie. Dlaczego tak się dzieje? Naukowcy doszli do wniosków, że może to być związane z lękiem przed wykonaniem danego zadania (np. badań profilaktycznych). Prokrastynacja bardzo lubi się z perfekcjonizmem – razem sprawiają, że nie zabierasz się do większych zadań, bo:

• po pierwsze: chcesz je wykonać idealnie,
• po drugie: przytłacza Cię to, ile to zajmie (szczególnie to dopieszczanie szczegółów).

Ważne jest to, że prokrastynacja nie jest związana z byciem leniwym! Według wielu badań oraz Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego może być ona jednak związana z:

• ADHD,
• zaburzeniami obsesyjno-kompulsywnymi,
• depresją,
• niskim poczuciem własnej wartości.

Według mnie trudno jest także zrealizować duże zadania, ponieważ:

• są one zbyt duże, by zrobić je na raz (trudno nam jest je zacząć wiedząc, że będziemy musieli przerwać, bo nie damy rady całego na raz lub udajemy przed sobą, że na pewno damy radę, podczas gdy od razu widać, że jest to niemożliwe),
• czekamy na idealny/odpowiedni moment (który, umówmy się, nigdy nie nadejdzie, bo zawsze będzie jeszcze coś),
• nie wiemy, od czego zacząć, przez co zaczynamy się miotać w myślach i koniec końców nie robimy pierwszego kroku,
• szukamy motywacji, wierząc, że bez niej nie możemy zacząć (a to nie jest prawda, bo da się działać bez motywacji. To działanie sprawia, że chcemy robić coś dalej),
• chcemy natychmiastowej gratyfikacji (a duże zadania jej nie dają).

Jak przestać okładać duże zadania na później?

Naukowcy radzą, by:

• po prostu zacząć (brutalne, ale często prawdziwe),
• podzielić zadania na mniejsze kawałki,
• lepiej się zorganizować (przeczytaj ten artykuł: Jak stać się najbardziej zorganizowaną wersją siebie?),
• zadbać o swoją motywację (pisałam na ten temat tutaj: Skąd brać motywację do działania i jak ją utrzymać, by osiągnąć cele?),
• zrozumieć, że nie jesteśmy leniwe.

Dziś zajmiemy się drugim punktem, czyli dzieleniem zadań na mniejsze. Pokażę Ci krok po kroku jak ja to robię (będą przykłady!).

Jak dzielić zadania na mniejsze?

By dzielić zadania na mniejsze, możemy korzystać z wielu różnych metod. Jeśli jesteś tu jakiś czas, wiesz, że nieczęsto opowiadam o popularnych metodach planowania tudzież zarządzania sobą w czasie, bo one się w wielu przypadkach nie sprawdzają. Zamiast tego opowiadam o tym, jak dopasować cały system do siebie i swoich potrzeb. Nie inaczej będzie tym razem.

Co to znaczy „mniejsze zadania”?

Zacznijmy jednak od bardzo ważnego pytania: co to znaczy „małe zadania”? Dla każdej z nas definicja może być inna. Z racji tego, że pokazuję tutaj perspektywę różnych osób, małymi zadaniami mogą być chociażby:

• ogarnięcie biurka,
• odkurzenie domu,
• napisanie szkicu artykułu blogowego,
• zrobienie zdjęć do posta na Instagram,
• poskładanie prania,
• wystawienie faktur.

Ale nie zawsze jest tak łatwo i przyjemnie. Możemy mieć taki dzień, gdy patrzymy na tę suszarkę i nie mamy ochoty na nic. Wtedy małym zadaniem będą np.:

• poskładanie skarpetek,
• poskładanie koszulek.

💡 Małe zadania to takie, które jesteśmy w stanie zrobić.

Jak dzielę zadania na mniejsze krok po kroku?

Pora na moją metodę dzielenia zadań na mniejsze kroki. Opowiem Ci o tym krok po kroku, a potem dam ściągę, którą możesz sobie zapisać, by mieć zawsze pod ręką.

Krok 1: Wyznaczam cel

Najważniejszy jest mój cel. Wyznaczam go, by wiedzieć, do czego zmierzam. Bardzo często jest tak, że traktujemy cel jako zadanie do wykonania, ale to w wielu przypadkach błąd. Dlaczego? Zobacz sama na te „zadania”, które są tak naprawdę celami:

• przeczytać książkę,
• napisać e-booka,
• zrobić zakupy.

Specjalnie daję różne przykłady, bo serio, moim dzisiejszym celem może być zrobienie zakupów. Nie wszystkie muszą być spektakularne i długoterminowe!

Te cele będziemy zaraz dzielić na mniejsze kawałki.

Krok 2: Gdzie teraz się znajduję?

Zanim to jednak zrobimy, musimy wiedzieć, gdzie jesteśmy teraz. Będę bazować na tych samych przykładach:

• przeczytać książkę → aktualnie mam ją w domu, ale jeszcze nie zaczęłam czytać,
• napisać e-booka → mam wstępny pomysł na temat,
• zrobić zakupy → wiem tyle, że mam pustą lodówkę.

Krok 3: Czego potrzebuję, by dotrzeć z miejsca, w którym teraz jestem do mojego celu?

Gdy wiemy, na czym stoimy, możemy zabrać się do sprawdzenia, czego potrzebujemy do realizacji naszego celu. Wróćmy do przykładów:

• przeczytać książkę → potrzebuję czasu dla siebie,
• napisać e-booka → potrzebuję programu, w którym go napiszę, konkretnego określenia tematu, następnie zbadania mojej grupy docelowej (żeby wiedzieć, czego naprawdę potrzebuje), przygotowania szkicu treści…
• zrobić zakupy → potrzebuję planu posiłków i listy zakupów.

Krok 4: Wyznaczanie punktów kontrolnych

Gdy już wiemy, czego nam trzeba, możemy wyznaczyć punkty kontrolne. Są to trochę mniejsze zadania, które chcemy odhaczyć, a które za chwilę podzielimy sobie na jeszcze mniejsze. Według naszych przykładów mogą to być:

• przeczytać książkę → zaplanować czas dla siebie,
• napisać e-book → badanie grupy docelowe, szkic treści, gotowa treść,
• zrobić zakupy → plan posiłków, lista zakupów.

W niektórych przypadkach możemy już tutaj się zatrzymać (np. w kwestii zakupów, jeśli wykonanie takich zadań nie sprawia Ci problemu). Możemy jednak pójść o krok dalej (i jeśli masz problem z prokrastynacją, koniecznie pójdź o krok dalej).

Krok 5: Dzielenie zadań na mniejsze

Przed nami ostatni etap: dzielenie zadań na mniejsze. Mamy już konkretne etapy naszego celu, więc możemy przejść do tworzenia listy zadań. Może ona wyglądać np. tak:

• przeczytać książkę → porozmawiać z mężem o tym, że co drugi dzień to on usypia dziecko, a ja mam wtedy czas dla siebie; zaplanować czas dla siebie w planerze (i to ma być priorytet!),
• napisać e-book → punkt kontrolny: badanie grupy docelowej możemy podzielić tak → określenie tematu e-booka, stworzenie ankiety, wysłanie ankiety odbiorcom, zebranie wyników, analiza wyników, wyciągnięcie wniosków,
• zrobić zakupy → przejrzeć zapasy jedzenia, przejrzeć gazetkę promocyjną, stworzyć plan posiłków, dopisać na liście to, czego brakuje w domu, zaplanować czas na zakupy, pojechać na zakupy.

Niektóre zadania mogą Ci się wydawać aż za małe, żeby je rozpisywać, ale jeśli masz problem z odkładaniem działania na później – spróbuj. Zobaczysz, o ile łatwiej się do czegokolwiek zebrać, gdy wiesz, że zajmie Ci to stosunkowo niewiele czasu. A gdy już zaczniesz, łatwiej jest iść dalej.

Bonus: Co zrobić, gdy trudno Ci się do czegokolwiek zabrać?

Nadal nie możesz zebrać się do działania? Podziel zadania na śmiesznie małe kawałki. Takie, żeby aż głupio było odkładać je w czasie. To mogą być chociażby:

• przeczytać książkę → przeczytać jedną stronę,
• napisać e-book → napisać 2 zdania,
• zrobić zakupy → przejrzeć jedną półkę w lodówce.

Brzmi głupio? Być może, ale w dni, w które ciężko się do czegokolwiek zebrać, takie dzielenie zadań na mniejsze może Ci dosłownie uratować tyłek. Bo serio, łatwo się do nich zabrać (a przynajmniej znacznie łatwiej), a jak już zaczniesz, wykreślisz jedno takie śmiesznie-małe-zadanie, będziesz miała motywację do zrobienia kolejnego, bo przecież też zajmie tylko chwilę. A potem lawina ruszy i ani się obejrzysz, a zrealizujesz cały cel lub sporą jego część.

A nawet jeśli nie, to pierwszy krok i tak wykonałaś i możesz być z siebie dumna 🧡

Jak skutecznie rozbijać zadania na mniejsze? W skrócie

Oto ściągawka dla Ciebie:

1. Wyznacz cel.
2. Zastanów się, w jakim miejscu jesteś teraz.
3. Zapisz, czego potrzebujesz do realizacji celu.
4. Wyznacz punkty kontrolne.
5. Podziel punkty kontrolne na mniejsze zadania.

<przerwa reklamowa, ale taka fajna>

<koniec reklamy>

Dlaczego lubię dzielić zadania na mniejsze?

Lubię dzielić zadania na mniejsze, bo wtedy o wiele łatwiej zabrać mi się do działania. Gdy widzę zadanie typu „posprzątać łazienkę”, od razu mam takie „no nie! Nie chce mi się tego robić. To zajmie tyyyle czasu”. A gdy rozbiję to na:

• umyć lustro,
• umyć umywalkę,
• umyć toaletę,
• wymienić ręczniki itd.

to znacznie łatwiej jest działać, bo każde z tych zadań to kilka minut. Ale oprócz tego, że łatwiej zacząć, to też łatwiej znaleźć na to czas. No bo umówmy się, kto ma 2 godziny na sprzątanie łazienki? A jeśli podzielimy sobie to na 15-minutowe zadania, będzie posprzątana bez większego zmęczenia.

Jakie są korzyści z dzielenia zadań na mniejsze?

To jednak nie wszystkie korzyści z dzielenia zadań na mniejsze, bardziej zjadliwe kawałki. Dzięki temu również:

• nie jesteśmy przytłoczone dużymi zadaniami (mniej stresu i poczucia winy),
• łatwiej nam trzymać się obranego kierunku (właśnie dlatego, że robimy duże zadania po kawałku, nie wypalamy się tak szybko i jesteśmy w stanie dłużej dążyć do celu),
• dbamy o wystrzały dopaminy przez to, że częściej odhaczamy zrealizowane zadania (osoby z ADHD powinny wypróbować tę metodę).

Choćby z tych kilku powodów naprawdę warto dzielić zadania na mniejsze.

Zalety dzielenia zadań na mniejsze, gdy prowadzisz własną działalność

Tutaj zdradzę Ci mój tip 💡. Dzielę sobie zadania związane z domem na śmiesznie małe (np. umycie lustra, umycie umywalki…), bo dzięki temu mogę je robić w przerwach w pracy. Mam takie dwie 10-15-minutowe przerwy do dyspozycji (trzecią „zużywam” na drugie śniadanie) i właśnie wtedy zajmuję się domem (pracuję siedząc, więc ruszam się w przerwach). Dzięki temu popołudnia i soboty mam wolne od sprzątania.

Mało? To pomyśl, że to 20-30 minut dziennie, czyli 100-150 minut od poniedziałku do piątku. Sporo? No właśnie 😊 Małe kroki serio mają sens.

Dlaczego warto rozbijać zadania nawet na śmiesznie małe kawałki?

Wspominałam o śmiesznie małych kawałkach na przykładzie składania prania (zamiast porywać się na całe, dzielimy sobie to na części). Dlaczego to ma sens? Jeśli nie możesz zebrać się do zrobienia czegokolwiek, większe zadania niż takie kilka ruchów przy składaniu skarpetek nie ma sensu, bo i tak będziesz odkładać je w nieskończoność.

Jeśli pozwolisz sobie na zrobienie totalnego minimum… zaczniesz budować swoją sprawczość. Będziesz widziała, że potrafisz zrealizować zadanie, a tym samym dotrzymać danego sobie samej słowa. Z czasem będziesz w stanie zrobić większe zadania.

Dzielenie zadań na mniejsze | podsumowanie

Dzielenie zadań na mniejsze naprawdę ma sens. Zapisz sobie ściągawkę z krokami, by w każdej chwili móc sobie przypomnieć, jak to robić i sięgnij po Karty Wspierającego Planowania (z nimi planowanie naprawdę będzie znacznie łatwiejsze).

Źródła:

[1] https://www.mcleanhospital.org/essential/procrastination (dostęp z dnia 11.09.2025)

[2] https://rodeandankor.medium.com/chunking-method-how-breaking-down-tasks-can-skyrocket-your-productivity-and-habit-formation-a43b264dc143 (dostęp z dnia 11.09.2025)