Zarządzanie projektami w Notion. Poradnik krok po kroku.

Jak zarządzać projektami w Notion? Poradnik krok po kroku

Na co dzień zarządzam wieloma projektami. Realizuję zadania zawodowe oraz prywatne. Gdybym tego nie kontrolowała, o połowie bym nie pamiętała, a druga połowa zrobiona by była nie wtedy, kiedy trzeba (i najpewniej długo po terminie). Sprawdzony i dopracowany system zarządzania projektami to podstawa w osiąganiu celów. Pokażę Ci, jak to zrobić w Notion na dwa sposoby!

Jak skutecznie zarządzać wieloma projektami?

Zarządzanie wieloma projektami naraz nie jest proste. Trzeba nad wszystkim panować, o wszystkim pamiętać, a do tego robić wszystko na czas. Znam to doskonale, bo sama tworzę wiele rzeczy jednocześnie.

Aktualnie pracuję nad:

  • tekstami dla klientów,
  • treściami na tę stronę oraz na kocipunktwidzenia.pl,
  • treściami na dwa profile na Instagramie,
  • newsletterem Strefa Równowagi,
  • newsletterem z wiedzą (niedługo wystartuje!),
  • stroną internetową (buduję ją od zera w WordPressie)…

Sama widzisz, że trochę tego jest. A to tylko sprawy zawodowe! Gdyby nie umiejętne zarządzanie wieloma projektami w tym samym czasie, byłabym teraz w 🍑.

Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektami?

Najważniejsze w zarządzaniu projektami jest dla mnie pamiętanie o wszystkich dedlajnach. Im więcej projektów i zadań, tym trudniejsze się to staje. A przecież to nie wszystko, co trzeba mieć na uwadze.

Zarządzanie projektami składa się z:

  • rozpisania celu,
  • rozpisania poszczególnych etapów,
  • podzielenia etapów na zadania,
  • podzielenia zadań na mniejsze zadania,
  • przydzielenia zadań poszczególnym osobom (jeśli pracujesz w zespole),
  • kontrolowania realizacji zadań,
  • dotrzymywania terminów,
  • analizowania efektów.

Wyobraź sobie teraz, że „o wszystkim pamiętasz i masz to w głowie”. Specjalnie ujęłam to w cudzysłowie, bo według mnie jest to po pierwsze: niemożliwe i po drugie: bezsensowne. O wiele lepiej rozplanować projekty w aplikacji (albo chociaż na papierze) i odciążyć (i tak przemęczony) umysł.

Jaka aplikacja do zarządzania projektami?

Jaką aplikację polecam do zarządzania projektami? Wiele osób korzysta z Asany. Nigdy nie miałam z nią do czynienia, więc oceniać nie będę. Sama korzystam z Notion i zaraz Ci pokażę, jak to robić.

Zarządzanie projektami w Notion – dwa sposoby

W Notion możesz zarządzać projektami na wiele różnych sposobów. Począwszy od zwykłej listy to do, na którą nanosisz zadania hierarchicznie i dodajesz odnośniki do stron z treściami (ale może zrobić się niezły bałagan), przez tablicę Kanban, aż po specjalną podstronę do zarządzania projektami. Korzystam z dwóch opcji i je obie Ci tu przedstawię.

Sposób 1: Kanban

Kanban to tablica podzielona na 3 lub więcej kolumn. Każda z nich jest opisana jako np.:

  • oczekujące,
  • w trakcie realizacji,
  • zrealizowane.

W Notion jednym przeciągnięciem myszki (lub dotknięciem ekranu telefonu) możesz przenosić zadania między kolumnami. Dodatkowo w każdym zadaniu możesz otworzyć sobie dodatkową stronę, która pozwoli Ci na robienie notatek (np. przygotowanie wpisu blogowego). Nie musisz szukać plików od jednego projektu w różnych miejscach.

Tablicę Kanban wykorzystuję do zarządzania:

  • celami prywatnymi (miesięcznymi i kwartalnymi),
  • celami firmowymi (miesięcznymi i kwartalnymi).

Dzięki niej widzę od razu, ile i co dokładnie mam jeszcze do zrobienia.

Jak zrobić tablicę Kanban i ją edytować w Notion? Pobierz poradnik krok po kroku!

✨ Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule: Masz za dużo na głowie i nie umiesz znaleźć czasu dla siebie? Zobacz, jak możesz to zmienić!

Sposób 2: Projekty i zadania

To zdecydowanie mój ulubiony sposób na zarządzanie projektami firmowymi. Śledzę tam postępy w przygotowywaniu newslettera z wiedzą oraz tworzeniu strony internetowej. Jak to działa?

Specjalny szablon do zarządzania projektami w Notion jest podzielony na projekty. Można zapisać nazwę każdego z nich. Do każdego projektu można dodać zadania. By nie widzieć wielkiego misz-maszu, możesz zwijać listy i mieć podgląd tylko na tą, nad którą aktualnie pracujesz.

Przy zadaniach możesz dodawać:

  • jak ważne jest zadanie,
  • do kiedy masz je wykonać,
  • status pracy,
  • wiele innych, potrzebnych oznaczeń, np. kto wykonuje dane zadanie.

Do każdego zadania automatycznie tworzy się podstrona, więc masz miejsce na notatki.

Jak przygotować stronę do zarządzania projektami w Notion? Pobierz poradnik krok po kroku!

Zalety Notion w zarządzaniu projektami

Dlaczego akurat Notion?

  • jest bezpłatne,
  • podoba mi się jego interfejs, który jest intuicyjny i przyjazny nawet dla początkujących,
  • ma mnóstwo opcji i szablonów, które można wykorzystać,
  • pozwala na włączenie powiadomień o dedlajnach,
  • można robić odnośniki do stron (przemieszczasz się między stronami jednym kliknięciem, nie musisz szukać ich za każdym razem),
  • wszystko jest w jednym miejscu,
  • pozwala na otwieranie wielu kart jednocześnie (tak jak przeglądarka internetowa).

Spróbujesz zarządzania projektami w Notion? Daj znać w komentarzu!

Trzymaj się ciepło i do zobaczenia!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *