Na co dzień zarządzam wieloma projektami. Realizuję zadania zawodowe oraz prywatne. Gdybym tego nie kontrolowała, o połowie bym nie pamiętała, a druga połowa zrobiona by była nie wtedy, kiedy trzeba (i najpewniej długo po terminie). Sprawdzony i dopracowany system zarządzania projektami to podstawa w osiąganiu celów. Pokażę Ci, jak to zrobić w Notion na dwa sposoby!
Jak skutecznie zarządzać wieloma projektami?
Zarządzanie wieloma projektami naraz nie jest proste. Trzeba nad wszystkim panować, o wszystkim pamiętać, a do tego robić wszystko na czas. Znam to doskonale, bo sama tworzę wiele rzeczy jednocześnie.
Aktualnie pracuję nad:
- tekstami dla klientów,
- treściami na tę stronę oraz na kocipunktwidzenia.pl,
- treściami na dwa profile na Instagramie,
- newsletterem Strefa Równowagi,
- newsletterem z wiedzą (niedługo wystartuje!),
- stroną internetową (buduję ją od zera w WordPressie)…
Sama widzisz, że trochę tego jest. A to tylko sprawy zawodowe! Gdyby nie umiejętne zarządzanie wieloma projektami w tym samym czasie, byłabym teraz w 🍑.
Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektami?
Najważniejsze w zarządzaniu projektami jest dla mnie pamiętanie o wszystkich dedlajnach. Im więcej projektów i zadań, tym trudniejsze się to staje. A przecież to nie wszystko, co trzeba mieć na uwadze.
Zarządzanie projektami składa się z:
- rozpisania celu,
- rozpisania poszczególnych etapów,
- podzielenia etapów na zadania,
- podzielenia zadań na mniejsze zadania,
- przydzielenia zadań poszczególnym osobom (jeśli pracujesz w zespole),
- kontrolowania realizacji zadań,
- dotrzymywania terminów,
- analizowania efektów.
Wyobraź sobie teraz, że „o wszystkim pamiętasz i masz to w głowie”. Specjalnie ujęłam to w cudzysłowie, bo według mnie jest to po pierwsze: niemożliwe i po drugie: bezsensowne. O wiele lepiej rozplanować projekty w aplikacji (albo chociaż na papierze) i odciążyć (i tak przemęczony) umysł.
Jaka aplikacja do zarządzania projektami?
Jaką aplikację polecam do zarządzania projektami? Wiele osób korzysta z Asany. Nigdy nie miałam z nią do czynienia, więc oceniać nie będę. Sama korzystam z Notion i zaraz Ci pokażę, jak to robić.
Zarządzanie projektami w Notion – dwa sposoby
W Notion możesz zarządzać projektami na wiele różnych sposobów. Począwszy od zwykłej listy to do, na którą nanosisz zadania hierarchicznie i dodajesz odnośniki do stron z treściami (ale może zrobić się niezły bałagan), przez tablicę Kanban, aż po specjalną podstronę do zarządzania projektami. Korzystam z dwóch opcji i je obie Ci tu przedstawię.
Sposób 1: Kanban
Kanban to tablica podzielona na 3 lub więcej kolumn. Każda z nich jest opisana jako np.:
- oczekujące,
- w trakcie realizacji,
- zrealizowane.
W Notion jednym przeciągnięciem myszki (lub dotknięciem ekranu telefonu) możesz przenosić zadania między kolumnami. Dodatkowo w każdym zadaniu możesz otworzyć sobie dodatkową stronę, która pozwoli Ci na robienie notatek (np. przygotowanie wpisu blogowego). Nie musisz szukać plików od jednego projektu w różnych miejscach.
Tablicę Kanban wykorzystuję do zarządzania:
- celami prywatnymi (miesięcznymi i kwartalnymi),
- celami firmowymi (miesięcznymi i kwartalnymi).
Dzięki niej widzę od razu, ile i co dokładnie mam jeszcze do zrobienia.
Jak zrobić tablicę Kanban i ją edytować w Notion? Pobierz poradnik krok po kroku!
✨ Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule: Masz za dużo na głowie i nie umiesz znaleźć czasu dla siebie? Zobacz, jak możesz to zmienić!
Sposób 2: Projekty i zadania
To zdecydowanie mój ulubiony sposób na zarządzanie projektami firmowymi. Śledzę tam postępy w przygotowywaniu newslettera z wiedzą oraz tworzeniu strony internetowej. Jak to działa?
Specjalny szablon do zarządzania projektami w Notion jest podzielony na projekty. Można zapisać nazwę każdego z nich. Do każdego projektu można dodać zadania. By nie widzieć wielkiego misz-maszu, możesz zwijać listy i mieć podgląd tylko na tą, nad którą aktualnie pracujesz.
Przy zadaniach możesz dodawać:
- jak ważne jest zadanie,
- do kiedy masz je wykonać,
- status pracy,
- wiele innych, potrzebnych oznaczeń, np. kto wykonuje dane zadanie.
Do każdego zadania automatycznie tworzy się podstrona, więc masz miejsce na notatki.
Jak przygotować stronę do zarządzania projektami w Notion? Pobierz poradnik krok po kroku!
Zalety Notion w zarządzaniu projektami
Dlaczego akurat Notion?
- jest bezpłatne,
- podoba mi się jego interfejs, który jest intuicyjny i przyjazny nawet dla początkujących,
- ma mnóstwo opcji i szablonów, które można wykorzystać,
- pozwala na włączenie powiadomień o dedlajnach,
- można robić odnośniki do stron (przemieszczasz się między stronami jednym kliknięciem, nie musisz szukać ich za każdym razem),
- wszystko jest w jednym miejscu,
- pozwala na otwieranie wielu kart jednocześnie (tak jak przeglądarka internetowa).
Spróbujesz zarządzania projektami w Notion? Daj znać w komentarzu!
Trzymaj się ciepło i do zobaczenia!
