Dlaczego warto tworzyć procedury? Po co zapisywać, jak robić pranie krok po kroku? Czy to nie jest stara czasu? Na te i wiele innych pytań poznasz odpowiedzi w tym artykule. Na dole znajdziesz bonus: moje własne procedury na początek i koniec miesiąca (prywatne i firmowe). Korzystaj i inspiruj się do woli!
Co to są procedury?
Czym są procedury? To listy czynności, które powinny następować jedna po drugiej, by zrealizować konkretne zadanie. Przykładem procedury może być robienie prania:
- wrzucić pranie do pralki,
- wsypać proszek do prania,
- wlać płyn do płukania,
- zamknąć pralkę,
- włączyć pralkę,
- wybrać program,
- ustawić czas prania oraz tryb eko,
- włączyć pranie.
Tak, robienie prania zawiera aż tyle zadań, o których ciągle musimy pamiętać. Tylko… po co obciążać nimi głowę?
Po co tworzyć procedury?
Uważam, że warto tworzyć własne procedury zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym, ponieważ:
- gdy zapomnisz, jaki jest kolejny krok, możesz to sprawdzić w kilka sekund,
- będziesz spokojniejsza, bo będziesz miała gotowy plan działania,
- nie będziesz musiała zapamiętywać aż tylu informacji, przez co Twój poziom koncentracji nie będzie spadał tak szybko,
- nie będziesz popełniać w kółko tych samych błędów (jeśli procedura zawiera błąd, w każdej chwili możesz go poprawić, by uniknąć go w przyszłości),
- gdy zostaniesz zmuszona do porzucenia zadania (np. przez telefon z placówki, że trzeba odebrać dziecko z gorączką), możesz zaznaczyć, na czym skończyłaś i będziesz wiedzieć, od czego zacząć następnych razem,
- będziesz łatwiej delegować zadania (taką procedurę robienia prania z dopiskami, co i kiedy dokładnie wcisnąć, ogarnie nawet pierwszoklasista),
- jeśli delegujesz zadania w pracy, możesz mieć pewność, że obejdzie się bez nieporozumień,
- nie zapomnisz o ważnych rzeczach (np. skompresowaniu grafik na bloga).
Sama widzisz, że zalet tworzenia procedur jest mnóstwo. Jest tylko jeden problem… jak to zrobić?
✨ Przeczytaj także: Jak dobrze zaplanować dzień w mniej niż 5 minut? Sposób, z którego sama korzystam!
Jak tworzyć procedury?
Sam proces tworzenia procedur jest dość pracochłonny, ale odwdzięcza się nam takim spokojem i oszczędnością czasu w przyszłości, że warto poświęcić na niego czas.
A teraz przedstawię Ci procedurę tworzenia procedur:
- Otwórz nowy plik w Notion, notatnik w telefonie lub weź kartkę (wybierz dowolne). Polecam robienie tego na telefonie lub komputerze, bo łatwiej wprowadzać zmiany i wykorzystywać tę samą listę wielokrotnie.
- Zapisz, jaką procedurą będziesz się zajmować (np. pisanie tekstu na bloga).
- Wypisz główne etapy wykonywania danego zadania (np. research, przygotowanie treści, wstęp, grafiki).
- Pod każdym etapem zapisz konkretne zadania, które musisz wykonać (np. research: zbadać potrzeby odbiorców, wybrać temat tekstu, wybrać słowa kluczowe…).
- Jeśli zadania trzeba lub można rozbić na jeszcze mniejsze czynności, możesz to zrobić (np. skompresować grafikę możesz rozbić na wrzucenie grafiki do programu, pobranie jej, zmianę nazwy pliku).
- Przeczytaj swoją procedurę. Jeśli od razu widzisz jakieś błędy – popraw je.
- Przetestuj procedurę w boju (np. podczas pisania tekstu).
- Sprawdzaj krok po kroku, czy to wszystko ma sens. Jeśli nie – zmieniaj od razu.
- Zastanów się, czy niczego nie zabrakło. Jeśli tak – dopisz.
- Podczas korzystania z procedur zawsze staraj się wyłapywać błędy i od razu je poprawiać, żebyś nie popełniała ich w przyszłości.
To nie jest takie trudne, jakby się wydawało, ale zajmuje sporo czasu. Jak już wcześniej wspomniałam, warto spisywać sobie procedury, bo zdecydowanie ułatwiają życie.
💡 Pamiętaj o poprawianiu błędów. Sama musiałam poprawić moje procedury na koniec miesiąca. Okazało się, że gdy zmieniłam hasła do skrzynek pocztowych, jedna z nich przestała mi przekierowywać maile na główną skrzynkę. Nie odpisałam na ok. 20 wiadomości od czytelniczek. Bardzo za to przepraszam! Dopisałam jeden krok do mojej procedury i ten błąd się więcej nie powtórzy.
Jakie procedury warto tworzyć?
Nie twierdzę, że powinnaś przygotować sobie procedury robienia prania czy zmywania, ale są takie zadania, które naprawdę warto sobie spisać, bo wtedy podejdziesz do nich spokojniej. To może być procedura:
- ustawiania płatności cyklicznych na koncie,
- przed wizytą kontrolną u lekarza (szczególnie, jeśli zawsze musisz zrobić konkretne badania, odebrać wyniki itd.),
- analizowania statystyk na blogu,
- pisania i wysyłki newslettera.
Jeśli masz dzieci, możesz przygotować procedury także dla nich. Dla maluchów, które nie potrafią czytać, zrób instrukcje obrazkowe, np. wieczornej rutyny (to też swego rodzaju procedura). Uwzględnij tam kolację, mycie zębów, przebieranie w piżamę itd.
Starszym dzieciom możesz pomóc przygotować procedury obowiązków. To może być pakowanie do szkoły (zadania: wziąć plan lekcji, naszykować książki i zeszyty, sprawdzić z planem lekcji, czy wszystko jest, włożyć do plecaka itd.), albo robienie prania, o którym już wspominałam. Dzięki temu dziecko będzie bardziej samodzielne, a Ty będziesz mieć mniej na głowie.
✨ Przeczytaj także: Jak zarządzać projektami w Notion? Poradnik krok po kroku
Bonus: moje procedury na początek i na koniec miesiąca
Na koniec chcę się z Tobą podzielić moimi prawdziwymi procedurami na początek i na koniec miesiąca. Twoje życie na pewno nie składa się z takich samych zadań, ale możesz się nimi zainspirować, wyrzucić co niepotrzebne i dopisać to, czego Ci brakuje. W ten sposób dopasujesz procedury do swojego życia, a jednocześnie nie będziesz zaczynać od pustej kartki, która potrafi przerażać.
💡 W kartach pracy do pobrania znajdziesz arkusz Google Docs z moimi procedurami. Możesz go zapisać na swoim dysku i dowolnie edytować.
Procedury na koniec miesiąca
Niech liczba zadań Cię nie przeraża, bo większość z nich trwa dosłownie minutę lub dwie. Nazwy moich klientów zostały zmienione celowo na X i Y.
PRACA
COPY
- wysłać maila do X na temat zamówienia,
- dopytać w Y, czy wystawić dwie faktury,
- wystawić faktury,
- sprawdzić dane na fakturach,
- wysłać faktury klientom,
- stworzyć plik dla Y w Notion,
- zmienić link w X Docs, żeby otwierał się na aktualny miesiąc.
DLA KSIĘGOWEJ
- wydrukować faktury przychodowe,
- wydrukować faktury kosztowe (oprócz tych od księgowej),
- zawieźć faktury księgowej.
FINANSE
- stworzyć arkusz do finansów firmowych na kolejny miesiąc,
- określić cel finansowy i uzupełnić dniówki,
- zmienić link w zakładce, żeby otwierał się aktualny miesiąc.
OGÓLNIE PRACA
- stworzyć plik „czas pracy“ w Notion,
- zaplanować treści na blogi na kolejny miesiąc,
- zmienić hasło – WP,
- zmienić hasło – poczta 1,
- zmienić hasło – poczta 2,
- zmienić hasło – Gmail 1,
- zmienić hasło – Gmail 2,
- zaktualizować przekierowywanie maili,
- zmienić hasło – Facebook,
- zmienić hasło – Instagram 1,
- zmienić hasło – Instagram 2,
- zmienić hasło – MailerLite,
- zmienić hasło – Netflix,
- zmienić hasło – LinkedIn,
- zmienić hasło – bank.
CELE
- przeanalizować moje cele na aktualny miesiąc,
- zaznaczyć zrealizowane cele,
- czego zabrakło do realizacji pozostałych celów?,
- nanieść zmiany na cele kwartalne (czyli co zostało zrealizowane),
- zaplanować cele na kolejny miesiąc,
- stworzyć plan działania do każdego z tych celów,
- rozłożyć cele na tygodnie.
PRYWATNE
DOM
- podsumować budżet,
- powiesić nowy budżet,
- zaplanować budżet na kolejny miesiąc,
- ściągnąć harmonogram roślin,
- nanieść notatki na nowy harmonogram roślin,
- zrobić listę zakupów co się kończy/będzie kończyć do Rossmanna itd.
JA
- przeanalizować moje cele na aktualny miesiąc,
- zaznaczyć zrealizowane cele,
- czego zabrakło do realizacji pozostałych celów?,
- nanieść zmiany na cele kwartalne (czyli co zrealizowane),
- zaplanować cele na kolejny miesiąc,
- stworzyć plan działania do każdego z tych celów,
- rozłożyć cele na tygodnie,
- podsumować przyszło/wyszło,
- strony w bujo na nowy miesiąc.
Procedury na początek miesiąca
Tutaj zadań jest zdecydowanie mniej.
PRACA
Moje miejsca w sieci
- spisać statystyki bloga ZR,
- analiza bloga ZR – na czym skupię się bardziej, czego chcę więcej, czego mniej, co zacząć, z czego zrezygnować,
- spisać statystyki IG ZR,
- analiza IG ZR – na czym skupię się bardziej, czego chcę więcej, czego mniej, co zacząć, z czego zrezygnować,
- spisać statystyki newslettera,
- analiza newslettera – na czym skupię się bardziej, czego chcę więcej, czego mniej, co zacząć, z czego zrezygnować.
Czas pracy
- uzupełnić czas pracy w Google Sheets,
- porównać czas pracy z poprzednim miesiącem,
- zapisać, jakie mamy plany dot. czasu pracy na kolejny miesiąc.
Dysk
- zrobić porządek na dysku firmowym (usunąć, co już niepotrzebne, resztę wrzucić do folderów).
Canva
- usunąć co niepotrzebne,
- resztę wrzucić do folderów.
PRYWATNE
- zakupy w Rossmannie,
- porządek na dysku prywatnym.
✨ Przeczytaj także: Jak zakończyć rok z przytupem? Moje sposoby
Podsumowanie
Moje procedury są długie, ale nie są skomplikowane. Twoje powinny być dopasowane do Twojego życia. Możesz pobrać sobie ściągę i korzystać z niej za każdym razem, kiedy będziesz chciała stworzyć nowe procedury. Dodatkowo dorzucam plik z moimi procedurami na początek i koniec miesiąca. Korzystaj śmiało!
Pobierz tutaj
Przydatne? Daj znać w komentarzu!
A tymczasem trzymaj się ciepło i do zobaczenia!
